Alhora de preparar un esdeveniment com aquest, s’han de tenir en compte moltes coses. No és gens fàcil coordinar tanta gent ni aconseguir tants recursos, per tan, els preparatius per aquesta festa van iniciar-se mesos abans.
Al voltant del mes de novembre, els membres de la colla van començar a parlar i al desembre, tots estaven il•lusionats amb el projecte. Només els preocupava una mica el finançament i es per això que van parlar amb l’ajuntament d’Olesa, amb qui van pactar situar la festa durant els actes culturals de Sant Jordi.
Es va fer la convocatòria dirigida a la resta de colles que volguessin participar-hi especificant tres requisits:
1- Que fos una de les vint-i-cinc primeres a contestar la invitació.
2- Que tinguessin al dia els papers de l’assegurança.
3- Que prometessin tornar la invitació a la colla del Baix Llobregat en futures sortides.
A més, les colles invitades només haurien de pagar el transport cap Olesa ja que la pirotècnia la posaven els Diablots.
Els caps de la colla asseguren que van rebre molt suport, tant de les altres colles com de les institucions responsables. Cal recordar que aquest tipus de festes tenen al darrera una gran feina organitzativa. Policia, serveis de seguretat, serveis de neteja, botiguers i veïns, l’institut d’ Olesa, etc, tots ells van aportar el seu gra de sorra. També s’havia de fer front a tot tipus de despeses: el sopar, la pirotècnia o el cost de les ambulàncies (400 euros per 3 hores). Tot un repte tenint en conte la difícil situació econòmica de les colles de diables.
